Historique des Registres
Le registre des dispositions testamentaires de la Chambre des notaires du Québec existe depuis plus de 45 ans. Gardiens depuis toujours des secrets les plus personnels de leurs clients, les notaires du Québec innovaient en se dotant, en 1961 d'un système d'inscription des testaments dans le but d'en assurer la protection. L'utilité d'un tel système ne s'est jamais démentie. En effet, au cours des 45 dernières années, les notaires y ont inscrit près de 6 millions de testaments et y ont effectué plus de 800 000 recherches.
La Chambre des notaires a été le premier notariat à mettre sur pied un registre des testaments à travers le monde. Elle peut également s'enorgueillir d'avoir institué un système qui, depuis ses débuts, est considéré comme un modèle du genre.
C'est en 1950, dans le cadre du congrès de l'Union internationale du notariat latin tenu à Madrid, que l'idée de créer un registre national des testaments a été lancée pour la première fois. À l'époque, la société s'urbanise avec la poussée de l'industrialisation. La population devient de plus en plus mobile. Il n'est plus rare que, au fil de leur vie, les gens fassent appel aux services de plus d'un notaire à la faveur de leur migration. Il devient alors de plus en plus difficile de retracer avec certitude le dernier testament d'une personne lors du règlement d'une succession.
C'est dans ce contexte qu'est né le Registre des dispositions testamentaires, le 1er janvier 1961. Celui-ci ne reçoit pas une copie des actes, mais contient plutôt les noms de toutes les personnes qui ont fait un testament notarié, leur occupation, leur ville de résidence, la date du testament et le nom du notaire. Bimensuellement, les notaires doivent y inscrire obligatoirement tous les testaments qu'ils rédigent.
Très rapidement, les notaires et la population ont saisi les avantages de ce système facile d'accès. Durant sa première année d'existence, le Registre a reçu plus de 53 000 inscriptions de testaments et 33 recherches y ont été effectuées.
Au départ, tout le travail était effectué de façon manuelle. Très rapidement, on a décidé de mécaniser les inscriptions. L'informatisation des opérations s'est poursuivie au fil des ans. Elle permettait d'améliorer les processus et de réduire les délais pour la production des certificats de recherche.
Dès le début, le Registre a suscité l'intérêt des autres notariats à travers le monde. Quelques délégations, dont celles de la Belgique et de la France, sont venues étudier comment fonctionnait ce système novateur. D'ailleurs, ces deux notariats ont implanté un système semblable en 1977!
Le Registre n'a jamais cessé d'évoluer. En 1978, alors qu'il dépasse le cap du million d'inscriptions, on décide d'admettre, en plus des testaments notariés, les testaments olographes et ceux faits devant témoins, à la condition qu'ils soient déposés dans le greffe du notaire. Puis, pour faciliter la procédure de recherche, on exige que les notaires ajoutent la date de naissance et le numéro d'assurance sociale du testateur. Ces informations supplémentaires permettent de retrouver plus aisément le testament de la personne décédée et de garantir son identité. En effet, au Québec, c'est par centaine que l'on compte des « Joseph Tremblay » ou des « Denis Côté ».
Lors de la recherche d'un testament antérieur aux années 80, la requête dans la base de données peut produire jusqu'à 700 résultats. Il faut alors les vérifier un par un pour comparer les données et s'assurer qu'il s'agit de la bonne personne. L'information secondaire se révèle alors fort importante pour retracer le bon testament.
Mai 1999 marque une étape importante de l'histoire du Registre. En effet, c'est à ce moment que l'on a implanté un nouveau système informatique qui a permis de pousser encore plus loin l'informatisation des opérations et de bénéficier des avantages offerts par la transmission électronique EDI et la signature numérique des notaires.
Le nouveau système informatique est notamment en mesure de faire le transfert informatique des rapports de testaments portant la signature numérique du notaire. Actuellement, près de 90 % des inscriptions nous sont envoyées de façon électronique, et ce nombre augmente constamment.
Composée d'une vingtaine de personnes, l'équipe des Registres des dispositions testamentaires et des mandats de la Chambre des notaires du Québec a traité l'an dernier plus de 300 000 inscriptions et près de 55 000 recherches. Tout est mis en oeuvre pour répondre efficacement et rapidement aux besoins de la population et des notaires.
